Kurang lebih sudah 2 tahun saya bekerja secara remote (tidak ke kantor langsung).
Karena zona waktu tim kami berbeda-beda, kami harus berkomunikasi asynchronous (asinkron). Komunikasi asinkron membantu kamu dan orang lain jadi lebih menghargai waktu.
Asinkron berarti tidak real time atau tidak langsung.
Lawan dari komunikasi asinkron adalah komunikasi real time.
Contoh komunikasi real time: Telepon, ngobrol langsung atau live chat.
Sering kita sedang berada dalam “flow”. Keadaan di mana kita konsentrasi penuh mengerjakan sesuatu dan semuanya terasa begitu lancar.. sampai tiba tiba ada notifikasi atau rekan kerja yang mengajak kita ngobrol. Kita pun kehilangan momentum “flow” ini.
Bekerja di satu kantor sangat membuka hal ini terjadi dan komunikasi real time seperti telepon, live chat bisa merusak konsentrasi kerja kita.
Dokumentasi! semua hal harus tercatatat dengan baik, termasuk tugas yang diberikan dan progres tugas tersebut. Ada banyak plaform yang bisa dimanfaatkan seperti Trello, Notion, Basecamp, dll untuk hal ini.
Dokumentasi bisa berupa video, suara notes atau menulis.
Manfaat rahasia dari menuliskan tugas (dibanding menyampaikan secara langsung) adalah:
- menghindari lupa: sering kali saat meeting banyak ide menarik yang terbuang karena tidak ada dokumentasi.
- menhindari salah paham (karena ada acuan dokumentasi)
- membantu berpikir sebelum memberi tugas
Dokumentasikan semua hal: ide, masalah, tugas, dan lainnya.
Sebagian besar meeting bisa dihilangkan karena hanya berupa informasi satu arah. Kenapa tidak menyampaikan via email ? kenapa tidak menaruhnya di sebuah link dan membagikan link ke semua pihak?
Meeting mengharuskan semua orang bertemu di waktu yang sama. Padahal jam kerja produktif orang berbeda-beda.
Meeting biasanya berbentuk sangat “mentah”. Jeff Bezos, pendiri amazon mengharuskan menulis Memo kepada para eksekutifnya sebelum meeting. Menuangkan ide ke sebuah tulisan, mengharuskan kita untuk berkomunikasi dengan jelas, menggunakan data dan tidak asal ceplas-ceplos.
Orang-orang yang datang ke meeting, harus sudah membaca memo tersebut, dan memberikan tanggapan/pertanyaan atas apa yang tidak jelas dan layak didiskusikan. Bukan lagi datang dengan tangan kosong. Apalagi butuh waktu juga untuk mengkritik dan melihat kekurangan dari suatu ide. Jika hanya dilempar saat meeting, kemungkinan tidak terlihat kelemahannya.
Beberapa waktu lalu saya diajak meeting online untuk mendiskusikan kerja sama, saya minta jika bisa disampaikan via email , silahkan via email saja. Al hasil partner merekam apa yang mau mereka sampaikan di video 2-3 menit di loom dan semuanya disampaikan dengan jelas.
Bayangkan kalau harus setup atur waktu meeting lagi, belum kendala teknis, koneksi tidak lancar, microphone/speaker tidak terdengar baik. Akan semakin banyak waktu terbuang. Bandingkan dengan merekam atau menulis yang mau kamu sampaikan, jauh lebih mudah dan tidak perlu mengambil waktu orang lain.
Kamu tahu siapa yang paling suka menelepon ? tim sales! kamu juga mungkin dapat telpon dari bank atau kartu kredit hampir setiap hari. Kerjaan kamu terganggu!. Sering kali orang menelpon atau berbicara langsung membuat orang lain “tidak enak” untuk menolak tawaran. Jadi hanya iya iya saja.
Dibungkus dengan narasi yang sulit, saya hampir mengiyakan sebuah asuransi, tanpa paham apa maksudnya, hanya karena teleponnya mengganggu sehingga saya iya - iya kan terus jawabannya.
Jika harus menelpon atau live meeting, pastikan di waktu yang disepakati bersama.
Chatting via WA atau aplikasi komunikasi lain bisa jadi alternatif. Karena orang lain tidak perlu langsung membalas. Orang bisa membaca pesan dengan baik, mengajukan pertanyaan yang tidak jelas sebelum memberi respon.
Karena itu saat mengirim pesan pastikan jangan hanya:
- Assalamualaikum
- Halo, apa kabar
- Bisa minta tolong
- Boleh bertanya?
- dan sebagainya
Kamu boleh salam, boleh menyapa, tapi langsung sertakan apa keperluan kamu. Jangan menunggu balasan 2 -3 kali basa basi baru menyampaikan. Hargai waktu orang lain.
Tentunya sebelum chatting tersebut, pastikan membaca lagi pesan kamu, apakah pertanyaanmu atau apa yang ingin kamu sampaikan sudah jelas atau belum.
Apakah kamu sudah merasakan kerja atau hidup asinkron? kamu suka atau tidak suka? kenapa?
Baca juga: hargai waktu