Mencampur adukkan tugas

Adam Grant berhasil menjadi professor termuda di Wharton School. Adam yang sudah menulis buku best seller dan TED talk yang ditonton jutaan kali ini punya kebiasaan menarik, dalam setahun dia menumpuk semua jadwal mengajarnya di satu musim (normalnya di luar negeri ada 4 musim), sehingga dia bisa menfokuskan waktunya di suatu musim untuk murid yang ingin berkonsultasi, dan di waktu yang lain digunakan untuk menulis atau meneliti.

Apa yang Adam lakukan dikenal dengan “Task Batching” atau mengumpulkan tugas. Tentu bukan hanya dikumpulkan, tapi dikerjakan di waktu yang tidak terputus untuk mempertahankan konsentrasi. Ada studi yang mengatakan ketika kita berpindah tugas, butuh waktu paling tidak 20 menitan untuk bisa kembali konsentrasi penuh ke tugas sebelumnya. Task Batching sebenarnya sangat sederhana, kita hanya perlu membagi waktu kita untuk mengerjakan tugas tertentu secara fokus, tanpa ada gangguan sama sekali.

Seperti menulis buku ini, saya menyediakan waktu satu sampai dua minggu, khusus untuk berkonsentrasi menulis buku ini, tanpa ada tugas berat yang menggangu, selagi ada keuntungan himbauan untuk “bekerja dari rumah” oleh pemerintah selama penanganan kasus COVID19, (*kalau kamu membaca ini di masa depan, semoga sudah hilang COVID19 nya :) ). Hasilnya pun saya bisa berkonsentrasi penuh untuk research dan menulis tanpa ada beban di kepala.

Mengurangi gangguan sekecil apapun

Meskipun konsep “open office” (kantor yang terbuka, karyawan duduk di ruangan yang sama dan bisa berinteraksi kapan saja) cukup populer di kalangan startup, saya lebih setuju dengan pendapat dari Joel Spoelsky (Founder software produktivitas Trello) dan juga DHH (Founder Basecamp), yang lebih senang dengan konsep kantor tradisional, di mana masing-masing mempunyai ruangan sendiri. Yang mereka khawatirkan dari open office adalah gangguan yang bisa datang kapan saja, mungkin komentar singkat dari teman kerja tentang minuman kamu, atau basa basi ketika salah seorang rekan kerja bosan.

Saya cukup lama bertahan dengan bekerja dari rumah, rasanya nyaman, bisa kerja kapan saja, tapi yang menjadi masalah, keluarga kamu tidak tahu kalau kamu sedang fokus atau tidak, akhirnya interupsi bisa datang kapan saja, entah mengajak makan atau jalan. Saya pun memutuskan untuk menyewa ruangan kantor agar bisa berkonsentrasi penuh. Kalau kamu memang terpaksa di rumah, jangan lupa beritahu orang sekitar saat kamu bekerja dan tidak bisa diganggu.

Gangguan bukan hanya datang dari manusia, ada makhlus yang tidak halus yang siap mengacaukan pikiran kamu kapan saja, siapa lagi kalau bukan INTERNET, lebih khusus lagi SMARTPHONE kamu. Ia didesign untuk berbunyi dan bercahaya, memberitahu kamu ketika ada yang terjadi, notifikasi dari instagram, chat grup whatsapp, updatean terbaru dari youtube dan hantu-hantu sejenis. Mereka tidak peduli kamu sedang kerja atau tidak, dan yang lebih berbahaya kamu menikmati ini, kamu senang ketika ada notifikasi, seakan-akan ada berita baik yang datang.

Alasan yang sama saya tidak suka pesan basa-basi, seperti ‘apa kabar’ atau orang yang langsung menelfon biasanya tidak saya angkat, saya lebih senang ketika orang mengirim pesan dan menjelaskan keinginannya, sehingga saya punya waktu untuk membalas mereka dengan serius bukan sambil mengerjakan hal penting, yang akhirnya tidak baik untuk kami berdua.

Karena itu simpan handphone kamu saat bekerja, taruh di lemari atau kunci di laci, lebih baik lagi pisahkan dari tempat kamu bekerja, karena sudah menjadi kebiasana untuk kita mengangkan handphone yang ada di sebelah menemani. Hargai waktu kerja kamu hanya dengan bekerja, bukan yang lain.

NOTIFICATION OFF, WORK ON

Masuk ke Zone

Di dunia olahraga lebih populer istilah "flow", kondisi ketika seorang atlet masuk ke zona mereka sendiri, di mana mereka akan bermain olahraga dalam kondisi puncak atau kondisi terbaik, melebihi kapasitas mereka biasanya, flow adalah hasil dari konsentrasi tinggi.

Dalam belajar atau bekerja, kita pun bisa masuk ke flow kita, di mana tugas yang kita kerjakan akan seperti mengalir dengan baik tanpa hambatan, yang tadinya butuh berhari-hari mungkin kita bisa menyelesaikan masalahnya hanya dalam beberapa jam.

Masuk ke flow atau zona ini memang butuh beberapa syarat yang bisa dipelajari tapi ada juga yang datang alami, yang pasti kita perlu konsentrasi luar biasa untuk masuk ke zona flow ini.

Berganti-ganti tugas

Setelah mengetahui efek dari berganti-ganti tugas yang bisa merusak konsentrasi, saya pun mulai membagi jadwal, seperti hari senin sampai rabu untuk bekerja di sekolahkoding, hari kamis dan jumat untuk menulis artikel atau membuat podcast, dan di akhir minggu untuk mengatur sosial media. Meskipun harinya biasa berganti, tapi dengan mengelompokkan tugas di waktu tertentu, sangat membantu saya.

Kelihatannya memang mencek notifikasi hanya sepesekian detik, atau membaca email hanya butuh beberapa menit, tapi kalau kamu membiarkan email dan notifikasi terbuka, akan muncul rasa khawatir menunggu berita berikutnya dan jika benar ada yang muncul, kamu akan keluar dari “zona” kamu bekerja untuk kenikmatan sesaat. Akhirnya perlu waktu lagi untuk kamu kembali ke tugas sebelumnya.

Mungkin alasan kita sering mengerjakan sesuatu di ujung deadline karena kita bisa berkonsentrasi penuh dan tidak mau diganggu ketika waktunya sudah hampir habis, tapi poinnya tentu bukan “ujung waktunya” melainkan “konsentrasi penuh” di waktu tersebut. Bayangkan kalau kamu bisa mengatur waktu ketika ada tugas yang butuh 6 bulan, jangan menunggu serius di akhir waktu, tapi coba kerjakan tugasnya di awal dengan serius, mungkin hanya butuh satu bulan, tapi di sisa bulannya, kamu bisa memperbaiki dan menambah atau mengurangi sehingga membuat kerjaan tersebut berada di level berbeda.

Ingat, multitasking tidak membuat kamu keren, kamu hanya akan pusing sendiri dan tidak melihat hasil maksimal dari hasil karyamu.

Kamu bisa mulai latihan dengan tidak membuka email atau pesan whatsapp sampai jam 5 sore misalnya dan membalas pesannya satu per satu, rasakan perbedaan kamu yang punya waktu bekerja dan berkonsentrasi penuh dibandingkan dengan kamu yang bekerja dengan penuh gangguan.

Artikel ini adalah bagian dari seri masalah produktivitas

kata kunci: apa itu flow, apa itu zone, apa itu bachting task


✍🏽 7 months ago
👉🏽 Kategori: #kerja
👋🏽 Mau dapat email kalau ada info menarik dari saya? masukkan email disini. Tertarik untuk mendukung?